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漫談差旅管理市場的現存問題及解決方案

目前,中國差旅市場的規模己和歐洲的成熟發達市場規模相當,并以每年2位數的速度遞增,進入了飛速發展階段。因此,在這樣的發展階段管理這樣大規模的一個市場必然面臨著各種各樣的問題和挑戰。

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中國差旅管理市場現存的問題

一、差旅管理的理念還沒有深入人心

中國目前差旅管理市場的主要客戶群還是外資企業,包括外國獨資和中外合資企業。中國企業對于差旅管理這個概念的接受程度不高。外資企業已經和差旅管理公司洽談合作,要求在中國執行全球統一的差旅政策,因為通過差旅管理能給企業帶來很多益處。而中資企業仍然沿用地方模式,比如,使用現金支付,采用廉價供應商。國內企業的通常做法是,差旅事宜由辦公室安排或者個人購票自行安排,多數公司的要求也很籠統,一概要求盡量定便宜的機票、住便宜的酒店,但是其實員工真正在差旅中花費有多少確實是很多公司無法知道的“黑洞”。許多員工還會把出差看作是能夠獲得額外收入的來源,通過機票的票面價和實付價格的差價,以及讓酒店虛假開的發票變相地獲得公司“福利”。

令人驚訝的是,目前相當多的國內企業卻默許了差旅財務管理漏洞的存在,“關系”和“個人利益”的比例在商業運作中非常微妙。對于中國很多企事業單位來說,差旅費用管理大多是財務管理的盲區。

由此可見,沒有有效的差旅政策,也沒有對于差旅行為的規范管理,差旅數據也不進行整理和分析,沒有人關心是否購買了打折機票,也沒有人知道酒店住宿發票是否多開,沒有人理解差旅管理公司存在的價值等等,這些都抑制了中國差旅市場的發展。

 

二、差旅政策的完善程度不夠

如果企業能夠對差旅進行有效管理,制定相應的差旅政策并落實下去,能夠節約的差旅開銷能夠達到25%。目前由于國內企業了解差旅管理理念的人員不多,因此在差旅政策的制定和執行方面也有所欠缺。此外,由于知識和理念的缺乏,即使制定了差旅政策的國內企業在政策內容方面也比較粗放,僅僅只包括機票、酒店的住宿標準等。

如下圖所示,先進的差旅政策包括的內容很多。國內企業差旅政策的完善程度與先進企業相比還有差距,有的企業甚至沒有差旅政策。

表:兩種不同類型差旅政策的比較

粗放型的差旅政策

先進的差旅政策

1.機票如何預定如何報銷

2.酒店如何預定如何報銷

3.出租車或租車如何預定如何報銷

1.餐費/交際費用使用和報銷規定

2.通訊費使用和報銷規定

3.會議費用以及團隊出行機票行程的報銷規定

4.公司的社會責任

5.差旅的替代解決方案,例如電話視頻會議、虛擬會議系統的使用

6.明確列出那些項目是可以報銷的哪些項目不可以

7.實習生和臨時員工等非正式員工的差旅方案

8.差旅過程中出現風險及危機情況下如何應對

 

三、差旅管理公司魚龍混雜、競爭激烈

目前經營差旅管理的公司可以分為三大類:專業的差旅管理公司、在線旅游企業或國內大型旅行社經營差旅管理的部門、經營機票酒店預訂的票臺或者小型旅行社。

可以看出,第一、二類型企業經營的才是真正的差旅管理,他們的服務內容包括了差旅管理的節約、控制、咨詢、服務各個環節,第三類企業經營的其實就是針對企業客戶的機票預定業務,對于企業的差旅管理目標的實現并無太大的幫助,而且因為靈活的服務,常常造成差旅“盲區”以及差旅“腐敗”的出現。而在中國,這樣的“差旅管理公司”占到了50%以上的市場份額,混淆了人們對于差旅管理的概念。

 

解決差旅管理市場問題的方案

事實上,雖然差旅管理涉及的各利益相關方存在著這樣那樣的利益沖突,但是只要做到:制定一套戰略性的差旅政策、選擇一家優質的差旅管理公司、加強差旅人員的滿意度、協調好各利益關聯方的關系、獲得差旅付費單位高層的支持,就能夠真正降低差旅總成本,這也成為了修復差旅管理市場問題的法寶。

 

一、圍繞共同目標制定完善的差旅管理政策

就不同差旅管理政策的內容及類型進行了分析,從中我們可以看出在寬松、中度、嚴格的差旅政策區別,主要在于政策的詳盡度以及適用的范疇。差旅付費單位需要基于企業文化考慮,選擇什么樣的角度制訂差旅政策,制訂什么樣的差旅政策,什么樣的差旅政策能夠為員工們所接受,能夠為企業的共同愿景服務。并不斷完善差旅政策的流程。

第一步:潛在的成本分析

a.使用主推的供應商,包括旅行社、信用卡公司、航空公司、酒店、通信提供商的使用;

b.注意差旅政策需要包括的所有的點,除常用的租車、機票和酒店的政策外還應該包括例如通訊政策、團體出行以及會務、餐食和娛樂以及其他費用。

第二步:企業潛在的風險分析

a.員工的安全和健康:有效的員工溝通尤其是在緊急情況下能夠有效地聯系到員工,以及員工在生病或出現其他狀況時如何獲取支持;

b.風險管理:公司資產的保護、差旅咨詢服務以及緊急情況下的通知。

第三步:進行流程改進

a.溝通流程:要使得差旅政策快速有效地傳遞給員工,需要完善企業內部的信息網絡;

b.自動化的運用:例如在線預定工具的使用以及自動化的差旅成本控制管理,如果有會展的公司還需要考慮到會議工具。

可見,如果差旅經理制定出完善的差旅政策,得到差旅管理公司專業的支持以及將該政策繼續完善。差旅管理公司協助制定政策并據此執行差旅預定,差旅人遵守差旅政策。差旅直接產品供應商根據政策提供協議價格。這樣,差旅管理就能進入良性發展的過程。

 

二、尊重并正視差旅管理公司在整個過程中的作用

如果簡單來看,其實差旅也可以做到差旅直接產品供應商與客戶的直接接觸,繞過差旅管理公司。但實際上,由于差旅市場不同于傳統旅游市場的一個重要特征就是,一家企業在選擇差旅產品的時候需要接觸的差旅直接產品供應商太多,例如,航空公司方面,主要的國內航空公司外加國際上大型的航空公司都需要接觸;而酒店方而就更復雜了,以上海為例,大大小小的酒店就超過幾千家。而一家需要差旅管理的企業通常又是在全國各地都有業務的。如何在這么多的差旅直接產品供應商里建立有利于差旅付費單位的聯系,這是靠差旅經理與差旅直接產品供應商的直接聯系無法滿足的。這就需要借助差旅管理公司的力量,包括:

1、參與差旅政策的制定

結合差旅管理公司在差旅政策制定和執行方面的經驗,能夠有利于差旅管理政策與市場同類行業、相似的差旅支出的案例進行基準評估,這樣,制訂出來的差旅政策才能符合市場的需求。

2、參與差旅直接產品供應商的三方協議的談判

差旅管理公司擁有和國內外眾多的差旅直接產品供應商的資源,也更了解市場行情,他們的參與有助于有效的差旅管理的實施。

3、作為統一的差旅預定渠道

分散的預定渠道是目前市場的通病,大家都喜歡選擇2家以上的差旅服務提供商,這樣的話,企業的差旅政策之行的力度就會打一些折扣,而數據的整合也就比較難以實現。

4、整合數據和提供分析報告

由于使用了統一的預定渠道,差旅管理公司可以很容易地為企業進行數據的匯總與分析,這些數據來自航空公司、酒店和租車公司等各個差旅直接產品供應商及各個渠道的。

分析報告包括對于該統計時間段的總的差旅支出、環比、同比,使用的主要差旅直接產品供應商、主要航線等信息以及節省和機會。

 

三、讓差旅人參與到差旅管理及差旅政策制定中來

一個戰略性的且可執行的差旅政策,是實現有效差旅管理和成本控制的核心。這樣的政策需要選擇差旅人希望的方式充分與他們溝通,許多的企業都提到最后一分鐘的預定和變更對于他們執行差旅政策的影響很大。為解決這點,筆者建議各個機構:

1、解決最后一分鐘預定的有效方式是讓員工充分了解差旅政策,并監督他們遵守政策;

2、與差旅直接產品供應商談判時充分考慮到員工不遵守差旅政策的情況;

3、設立一個系統,讓所有的差旅行程都需要獲得審批,這樣可以杜絕那些不必要的差旅花費。

4、讓員工參與到差旅政策的制定過程,可以最大幅度地增加他們對于政策的遵循度。如果企業不讓員工參與到這樣的政策制定中來,很可能所制定出來的政策無法滿足員工的需求,相應地,他們也不會遵守這樣的政策了。而如果員工們不遵守差旅政策,那么企業也就無法控制差旅成本和預算。完善差旅管理也就無從談起。

 

四、尋找差旅付費單位高層領導的支持

差旅管理不同于普通的管理內容,它與人們的個人生活也有一定的關聯,因此,任何的改變都有可能影響到個人的利益。而差旅管理在企業中所受到的重視程度和地位又不是很高,因此差旅經理的工作比較難做。另外一方面,差旅費用的支出占很多企業可控支出的第二位,這么大比重的費用,是能夠吸引高層管理層關注的原因。

高層管理者支持差旅項目可以通過以下兩個方面:1、參與差旅政策的制定。因為差旅政策的制定受到企業文化和公司目標的影響,因此,只有高層領導才是在這方面有決策權的人;2、表率作用,如果高層領導能遵守差旅政策,那么相信其他員工也是不敢違反的。這樣,總的差旅管理的目標才能實現。

 

五、加強各方的信息共享

對于所有的利益相關者來說,雖然各自有各自的利益追求,但就差旅項目來說,他們之間長期的合作關系是大家需要珍惜的。例如,差旅管理公司需要讓企業了解他們的成本、收費模式,這樣企業才能真正放心把自己關于差旅預算方面的信息分享出來,信息的分享才能夠據此進行分析并得出解決和完善的渠道。而差旅直接產品供應商們也應該及時地與大家分享包括前返、后返、總量獎勵計劃等各方面的信息。

對于出差員工的培訓很重要,需要向他們解釋,他們不能夠選擇自己喜歡的預訂方式進行差旅安排,因為這樣會降低公司整體的差旅控制水平。培訓、與差旅員工進行有效的溝通和差旅審批制度是差旅政策能夠執行下去的關鍵。

 

總的來說,雖然大家的利益關注點是不同的,但是如果能夠制訂好一個有效的差旅政策,這個政策需要是可執行并且能夠有利于差旅付費單位成本節約目標的,那么這樣的政策就能夠的到單位管理層的支持。得到支持的差旅政策,如果能夠很好地傳遞給差旅人,讓他們了解到實施這些差旅政策的目的是為了使企業運營更為有效,相信大部分的企業員工還是會支持的。差旅人支持差旅政策的執行,就有利于集中企業資源到主推的供應商那里,同時也有利于差旅經理和差旅管理公司收集相關數據,與差旅直接產品供應商談判到更優惠的價格和更優質的服務,這樣也可以滿足差旅人對于差旅的舒適性和靈活性的目標。那么,有效的差旅管理項目就可以實現多方共贏的目標了,差旅管理市場的一系列問題也會得到極大改善。


(注:原文有刪減,完整版請看《商務獎勵旅游》雜志0102月刊。未經允許,請勿轉載或建立鏡像,違者依法必究)

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